ACEF

Article 1er : Constitution et dénomination
Il est fondé entre les soussignés et toutes personnes qui adhéreront aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 dénommée Association des clients d’Ex Libris France, regroupant les utilisateurs francophones des progiciels de la société Ex Libris ou gérés par elle. Cette association prend la suite de l’Association des utilisateurs francophones d’Aleph (AUFA). La décision en a été prise lors de l’Assemblée générale extraordinaire de l’AUFA du 12 février 2007.

Le siège social est fixé au Service commun de la documentation de l’Université Paris 3 – Sorbonne nouvelle. Il pourra être transféré par décision du Bureau.

Article 2 : Objet
Cette association a notamment pour objet de :

• fournir un forum ouvert et transparent aux utilisateurs des progiciels de la société Ex Libris ;
• promouvoir l’échange d’informations entre les institutions qui utilisent les progiciels de la société Ex Libris grâce au partage de l’information, de la documentation et des ressources des membres ;
• fournir un moyen de communication direct et officiel avec : la société Ex Libris, d’autres associations, et en particulier l’association IGeLU (International Group of Ex Libris Users), les pouvoirs publics, tout autre organisme public, parapublic ou privé traitant de problèmes liés à l’utilisation des dits progiciels ;
• appuyer les demandes de développement des CKB et des logiciels Ex Libris répondant en particulier aux besoins des utilisateurs francophones.

Ces buts seront atteints par les moyens suivants :

• la tenue de réunions ;
• la publication des travaux de ces réunions ;
• la constitution de groupes de travail sur des sujets généraux ou spécifiques, choisis par les membres de l’association ;
• la mise en commun de moyens, d’expérience et de savoir-faire.

Article 3 : Durée
La durée de l’association est illimitée.

Article 4 : Composition de l’association
L’association se compose de personnes morales utilisatrices d’au moins une des solutions Ex Libris dans le cadre d’une relation contractuelle avec le bureau Ex Libris France ou utilisateurs d’au moins une des solutions ProQuest dans le cadre d’une relation commerciale et/ou technique avec le bureau Ex Libris France, ci-dessous dénommées « membres », à jour de leur cotisation.

Article 5 : Perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd par :

1. la démission adressée par écrit au président de l’association,
2. la cessation d’utilisation, dans un cadre contractuel, de tout progiciel de la société Ex Libris,
3. la radiation pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave ou portant préjudice aux intérêts moraux ou matériels de l’association, apprécié par le Bureau. Le membre, représenté par un délégué, aura été invité huit jours avant par lettre recommandée à se présenter devant le Bureau pour fournir des explications. Le Bureau prononcera le cas échéant la radiation. Un rapport sera présenté à l’Assemblée générale qui validera ou cassera la décision du Bureau. Une radiation est toujours prononcée lors de l’Assemblée générale.

Articles 6 : Ressources
Les ressources de l’association comprennent :

1. les cotisations, dont le montant est fixé par l’Assemblée générale ;
2. les subventions de l’Etat, des régions, des départements, des communes ou de tout autre organisme public ou privé ;
3. toutes autres ressources autorisées par les textes législatifs ou réglementaires.

Un compte bancaire ou postal au nom de l’association est tenu dans un établissement désigné par le Bureau. L’Assemblée générale désigne les personnes détentrices de la signature. La comptabilité de l’association est tenue conformément aux textes législatifs en vigueur. Elle fait paraître annuellement un bilan d’exercice. Ces comptes sont soumis à vérification par deux personnes élues par l’Assemblée générale.

Article 7 : Bureau
L’association est administrée par un Bureau d’au moins 4 délégués, élus par l’Assemblée générale pour deux ans. Les délégués sont rééligibles. Le Bureau se compose d’un président, d’un vice-président, d’un trésorier et d’un secrétaire. S’il y a lieu, sur proposition du Bureau, un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint peuvent être désignés. Chaque membre ne peut avoir qu’un seul délégué au Bureau. En cas de vacance, le Bureau pourvoit provisoirement au remplacement des délégués défaillants. Il est procédé à leur remplacement définitif lors de l’Assemblée générale suivante.

Article 8 : Pouvoirs du Bureau
Le Bureau est investi des pouvoirs nécessaires pour prendre toutes les décisions qui ne sont pas statutairement de la compétence de l’Assemblée générale. Il est chargé de la mise en œuvre des orientations décidées par l’Assemblée générale, ainsi que de l’ordre du jour de l’Assemblée générale, de la préparation des bilans et des propositions de modification du règlement intérieur ou des statuts. Il se prononce sur les admissions ou les exclusions des membres. Il peut confier des missions (formation, participation à des groupes de travail…) à l’un des membres de l’association. Il rend compte de sa gestion lors de l’Assemblée générale.

Article 9 : Fonctionnement du Bureau
Les membres du Bureau se doivent d’être en contact étroit (e-mails, téléphone, réunions, etc.) pour administrer au mieux l’association. Les décisions prises par voie d’e-mail ont autant de légitimité que les décisions prises lors de réunions, physiques ou virtuelles.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres du Bureau. En cas de partage égal des voix, la voix du président est prépondérante.
En cas de réunion (physique ou virtuelle), les membres du Bureau sont convoqués par écrit (lettre ordinaire ou e-mail) par les soins du président, assisté par le secrétaire. Le Bureau ne peut valablement délibérer que si plus de la moitié de ses membres est simultanément présente. Les réunions sont présidées par le président.

Article 10 : Pouvoirs du président
Le président représente l’association dans tous les actes de la vie civile . Il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l’association. Il peut pour un acte précis déléguer ce pouvoir à un autre membre du Bureau.

Article 11 : Assemblée générale

L’Assemblée générale comprend tous les membres de l’association, en règle de cotisation. Le nombre de délégués (personnes physiques présentes lors de l’Assemblée) par membre est illimité. Chaque membre dispose d’une seule voix, indépendamment du nombre de délégués. Font exception à cette règle les membres ayant adhéré au titre d’un consortium dans le cadre d’une adhésion “simple” : seul l’établissement porteur de l’adhésion dispose d’une voix délibérative à l’Assemblée. 

Chaque membre peut se faire représenter par un autre membre de son choix. Le nombre de pouvoirs est limité à un par membre présent. 

L’Assemblée générale est seule compétente pour :

• élire, renouveler et révoquer les membres du Bureau ;
• modifier les statuts et prononcer la dissolution de l’association ;
• contrôler la gestion du Bureau, la situation financière et morale de l’association.

Article 12 : Fonctionnement de l’Assemblée générale

Elle se réunit au moins une fois par an et chaque fois qu’il est besoin, soit sur convocation du président, soit sur demande du tiers des membres de l’association. Quinze jours au moins avant la date prévue, les membres de l’association sont convoqués, par écrit, par les soins du président, assisté dans cette tâche par le secrétaire. L’ordre du jour, établi par le Bureau, est indiqué sur les convocations. Toute proposition de modification de l’ordre du jour devra être déposée huit jours au moins avant la réunion et sera soumise à l’Assemblée. Le président, assisté des membres du Bureau, préside l’Assemblée et expose la situation morale de l’association. Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan annuel à l’approbation de l’Assemblée.

L’Assemblée peut être organisée en présentiel ou à distance, par l’entremise d’une solution de téléconférence. Dans ce dernier cas, la solution technique mise en oeuvre doit au moins garantir le transport de la voix de l’ensemble des présents, membres du bureau et assistants confondus. 

Les décisions de l’Assemblée générale statuant à titre ordinaire sont prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés. Toutes les décisions ordinaires sont prises à main levée ou par vote électronique, suivant les modalités d’organisation de l’Assemblée. A la demande d’un des membres, elles peuvent se prendre à bulletin secret dans le cas d’une Assemblée réunie en présentiel, ou par vote électronique anonyme dans le cas d’une Assemblée organisée par téléconférence.

L’Assemblée générale ne peut valablement délibérer que si un tiers au moins de ses membres est présent ou représenté. Si le quorum n’est pas atteint, une nouvelle Assemblée générale peut être convoquée dans un délai de 15 jours minimum sans nécessité de quorum, sauf si elle doit statuer sur la révocation d’un ou des membres du Bureau. Dans ce cas, l’Assemblée générale statuant à titre extraordinaire ne peut valablement délibérer que si la moitié de ses membres est présente ou représentée et prend ses décisions à la majorité qualifiée des deux tiers des membres présents ou représentés.

Article 13 : Règlement intérieur
Un règlement intérieur peut être établi par le Bureau, qui le fait approuver par l’Assemblée générale. Ce règlement intérieur s’impose à tous les membres de l’association. Ce règlement éventuel est destiné à fixer les modalités d’exécution des présents statuts et des activités de l’association.

Article 14 : Dissolution
La dissolution peut être prononcée lors d’une Assemblée générale ordinaire. En cas de dissolution, à prononcer par au moins les deux tiers des membres présents ou représentés, l’Assemblée générale désigne deux personnes chargées de procéder aux opérations de liquidation. L’actif net, s’il y a lieu, est dévolu, par cette Assemblée, à une ou plusieurs associations régies par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 poursuivant des buts similaires.

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Association créée sous le numéro 0913011789 au nom de AUFA (Association des utilisateurs francophones d’Aleph) à la Sous-Préfecture de Palaiseau, création parue au BO du 8 juillet 2000. Le nom a été modifié en ACEF (Association des clients d’Ex Libris France) le 12 février 2007. Cette version des statuts a été approuvée à l’unanimité lors de l’Assemblée générale du 16 juin 2016.